12.1 Administración de la carga de trabajo

¿Cuánto trabajo necesitarás hacer y qué habilidades se necesitarán para lanzar tu negocio? Estas son preguntas fundamentales que deberás responder, ya que guiarán cronograma e inversión para el lanzamiento.

Si planeas hacer todo el trabajo tú mismo, estarás limitado al tiempo que tengas disponible; si planeas contratar ayuda, deberás contabilizar esos costos, así como el tiempo necesario para encontrar y contratar trabajadores independientes o empleados.

Encontrar un buen equilibrio en las listas de tareas del equipo y garantizar que la carga de trabajo está repartida de forma igualitaria para todos los integrantes del equipo, es algo a lo que se deben enfrentar diariamente los perfiles directivos y managers de equipo. Además de buscar un reparto equitativo, también se pretende que los miembros del equipo aprendan a trabajar más inteligentemente, optimizando al máximo los procesos y administrando la carga de trabajo de la forma más efectiva para el negocio.

Encontrarse en situaciones de desbordamiento de trabajo, de forma continuada, puede dar lugar al temido síndrome laboral conocido como burnout o de agotamiento físico. Para dar solución a esta situación, a la que se pueden ver sometidos tanto emprendedores, como directivos o empleados, existen 7 técnicas para administrar la carga de trabajo de forma más efectiva. Aplicarlas, es sinónimo de disminución de carga laboral, reducción de tareas pendientes y ahorro de tiempo.

 Cómo administrar la carga de trabajo de forma eficiente

1. Planifica la carga de trabajo

Realizar una planificación de la carga de trabajo es la mejor manera de mantener a los equipos productivos y aumentar su rendimiento. Una planificación efectiva ayudará a reducir el estrés de los integrantes del equipo, a disminuir el agotamiento y a que se produzcan menos errores.

Para administrar el trabajo de forma adecuada, primero debe establecerse una estimación de los recursos con los que se cuenta para llevar a cabo el proyecto. En esta fase inicial, es importante entender cuántas personas están disponibles y qué tiempo pueden dedicar a cada tarea. El administrador de tareas y equipos de Bitrix24 es muy útil cuando es necesario gestionar distintos volúmenes de trabajo en un equipo.

2. Revisa la carga de trabajo periódicamente

Una vez establecida la planificación de la carga de trabajo, es importante realizar una revisión periódica de la misma, ya que puede ir variando en base a los cambios en el personal y/o las necesidades del negocio. Aunque la planificación de la carga de trabajo se haya realizado a conciencia, es esencial hacer un seguimiento como parte de la rutina laboral.

Para volver a ajustar la planificación de la carga de trabajo de forma sencilla, Bitrix24 incluye una funcionalidad de gestión de flujos de trabajo que cuenta con un diseñador visual de procesos de negocio. Los procesos están clasificados por estados y son secuenciales, lo que permite observar de forma muy cómoda en qué etapa se encuentra cada tarea.

3. Identifica al personal con exceso de tareas

Para realizar una buena administración de la carga de trabajo dentro de un equipo, es fundamental detectar a aquellas personas que tienen un número de tareas excesivas. Cuando se producen retrasos en la entrega de un proyecto es importante verificar si las personas involucradas en esta área tienen un exceso de trabajo, y no pueden cumplir con parte o la totalidad de las tareas asignadas.

Para revisar la viabilidad en las cargas de trabajo, el software Bitrix24 incluye gráficos de Gantt que permiten visualizar tareas y subtareas rápidamente. El gráfico de Gantt especifica de forma detallada quién es la persona responsable de una tarea y la cronología de la misma. Gracias a ello, en un solo golpe de vista se pueden detectar los retrasos potenciales o existentes, e identificar si ello es resultado de una excesiva carga de trabajo.

4. Realiza un seguimiento de tiempos

Una de las técnicas para gestionar el trabajo de forma más exitosa es realizar un control y seguimiento de tiempos. Los supervisores que asignan a sus empleados cuánto tiempo debe dedicar a una tarea son los que obtienen mejores resultados.

Realizar un seguimiento de tiempos con la ayuda de Bitrix24 es muy sencillo, ya que gracias al botón verde de “Iniciar seguimiento de tiempo” se puede determinar cuánto es el tiempo invertido en realizar una tarea desde que se inicia hasta su finalización. Además, el botón de pausa permite interrumpir el seguimiento y obtener la máxima exactitud en el control del tiempo.

5. Define las prioridades diarias

Durante una jornada laboral, en la que el tiempo es limitado, las tareas se deben determinar de forma diaria. Por esto, antes de comenzar la jornada, es crucial marcar las prioridades del día, revisando la planificación preestablecida.

El Planificador diario de tareas de Bitrix24 es una herramienta que ayuda a organizar gráficamente la jornada laboral. Gracias a los iconos, opciones de colores, fichas de tareas y navegación fácil se pueden reordenar las tareas de forma sencilla. Con el planificador, los cambios en las tareas quedan señalados, así como las tareas terminadas o vencidas. La administración de la carga de trabajo es mucho más sencilla.

6. Distingue entre importantes y urgentes

Para administrar el trabajo de forma correcta, es recomendable clasificar las tareas según su importancia y urgencia. Es clave no confundir estos términos, ya que hay muchas tareas que son importantes, pero no todas ellas son urgentes. Dicho esto, las tareas urgentes son aquellas que deben completarse en primer lugar.

Los calendarios de Bitrix24 son una buena opción para tener bajo control citas y tareas. Es conveniente utilizarlos a modo de recordatorio cuando se establecen reuniones importantes y tareas urgentes que no se deben olvidar. La ventaja de utilizar el calendario de Bitrix24 es que además de poderlos compartir con el equipo, estos pueden sincronizarse con dispositivos móviles y Outlook, entre otros.

7. Automatiza las tareas

La última de las 7 técnicas para lograr la administración de la carga de trabajo eficiente, pero no por ello la menos importante, es la automatización de tareas. Toda aquella tarea que es susceptible de ser automatizada debe revisarse para lograr ahorrar tiempo y recursos. Para realizar este proceso, es importante contar con una herramienta de software especializado como Bitrix24.

Las tareas de marketing y ventas, por ejemplo, pueden automatizarse de forma sencilla, especialmente cuando se envían emails de primer contacto, de seguimiento o de posventa. Tener programada una cadena de emails, para ser enviados de forma automática, con la ayuda de un software como el de Bitrix24 es tan sólo una de las muchas opciones de automatización de tareas que nos permite la herramienta.